Datenschutzhinweise zur Antrags-App

Stand: [bitte Datum eintragen, sobald geprüft]

Mit der Antrags-App bereiten wir gemeinsam mit dir und deinem Arbeitgeber den Förderantrag für deine Weiterbildung bei GrowYourBrand vor. Hier erfährst du, welche Daten wir dafür verarbeiten, wozu, wer sie sieht und welche Rechte du hast.

Wer ist verantwortlich?

GrowYourBrand – Stella Pollak
[bitte prüfen: Anschrift, z. B. Mittlere Str. 12, 97999 Igersheim]
E-Mail: [bitte prüfen: z. B. info@grow-your-brand.de]
Telefon: [bitte eintragen]

[falls vorhanden: Kontakt der/des Datenschutzbeauftragten]

Wozu verarbeiten wir deine Daten?

• Um den Antrag auf Förderung deiner Weiterbildung bei der Agentur für Arbeit vorzubereiten (z. B. Förderung nach § 82 SGB III, Arbeitsentgeltzuschuss oder Bildungsgutschein) – also die Formulare auszufüllen und das Begründungsschreiben zu entwerfen.
• Um die Bescheinigungen zu erstellen, die wir als zugelassener Bildungsträger ausstellen müssen (z. B. Anmeldebescheinigung, Trägerbescheinigung, Bescheinigungen über Fehlzeiten).
• Um Fristen im Blick zu behalten und Rückfragen der Agentur für Arbeit beantworten zu können.

Welche Daten sind das?

• Angaben zu deiner Person: Name, Anrede, Geburtsdatum und -ort, ggf. Geburtsname, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Anschrift, E-Mail, Telefon
• Angaben, die die Agentur für Arbeit im Antrag verlangt: Sozialversicherungsnummer, Kundennummer bei der Agentur, Anzahl der Kinder, Bezug von Bürgergeld, Aufenthaltsstatus
• Angaben zu einer Schwerbehinderung, wenn du sie machst. Das sind Gesundheitsdaten, die besonders geschützt sind.
• Schule, Ausbildung, beruflicher Werdegang und – wenn du ihn hochlädst – dein Lebenslauf
• Angaben zu deiner Beschäftigung: Tätigkeit, Beginn, Arbeitszeit, Arbeitsentgelt, deine Aufgaben und was du in der Weiterbildung lernen möchtest
• Angaben zum Betrieb, die dein Arbeitgeber macht: Firma, Anschrift, Betriebsnummer, Zahl der Beschäftigten, Vertretung während der Kurszeiten, Unterzeichner
• Was die Agentur für Arbeit entschieden hat, und ggf. Fehlzeiten während der Weiterbildung

Die Angaben sind freiwillig. Ohne die Angaben, die die Agentur für Arbeit verlangt, können wir den Antrag aber nicht vorbereiten.

Auf welcher Grundlage?

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Durchführung des Weiterbildungsvertrags und der Schritte davor, auf deine Anfrage hin
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – soweit wir als zugelassener Bildungsträger Bescheinigungen ausstellen und Unterlagen aufbewahren müssen
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – für Angaben zu einer Schwerbehinderung: nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung, die du mit der Angabe im Fragebogen erteilst
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – für die Nutzung einer KI (siehe unten), nur wenn du ausdrücklich zustimmst

[bitte rechtlich prüfen lassen: Rechtsgrundlagen, insbesondere für Gesundheitsdaten]

Wer sieht deine Daten?

• Unser Team bei GrowYourBrand, das deinen Antrag betreut. Der Zugang ist durch persönliche Konten mit Passwort geschützt.
• Dein Arbeitgeber sieht beim Ausfüllen nur die Angaben zu deinem Job und zur Firma, nicht deine persönlichen Angaben. Der fertige Antrag enthält alle Angaben, weil ihr ihn beide unterschreibt.
• Die Agentur für Arbeit bekommt die Unterlagen, wenn ihr – du bzw. dein Arbeitgeber – sie dort einreicht. Wir selbst senden keine Antragsdaten an die Agentur, außer den Bescheinigungen, die wir als Bildungsträger ausstellen müssen.
• IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur) betreibt für uns den Server, auf dem die App läuft. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit IONOS haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. [bitte erst eintragen, wenn der AVV abgeschlossen ist]

Deine Daten werden nicht in Länder außerhalb der EU übermittelt und nicht verkauft.

Nutzung einer KI – nur mit deiner Zustimmung

Am Ende des Fragebogens kannst du wählen, ob dein Anschreiben ohne oder mit KI geschrieben wird. Voreingestellt ist „ohne KI“: Dann verlassen deine Angaben die App nicht.

Nur wenn du zustimmst, schicken wir die Antworten zu Job, Aufgaben, Betrieb und Weiterbildung an den KI-Dienst von IONOS (Rechenzentrum in Deutschland), damit er das Anschreiben formuliert. Namen und Firmennamen ersetzen wir vorher durch Platzhalter. Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Gehalt und Angaben zu Familie oder Gesundheit gehen nie an die KI. Mit einer gesonderten Zustimmung darf die KI auch deinen Lebenslauf auslesen; Zeilen mit Adresse, Kontaktdaten, Geburtsdatum und Familie entfernen wir vorher.

Du kannst deine Zustimmung jederzeit über deinen Link ändern oder widerrufen. Was bis dahin geschehen ist, bleibt rechtmäßig.

[bitte ergänzen, sobald der KI-Dienst eingerichtet und der AVV geprüft ist: ob Eingaben dort gespeichert oder zum Training verwendet werden]

Wie lange speichern wir die Daten?

[bitte festlegen und rechtlich prüfen lassen, z. B.: Wir löschen deine Daten, sobald sie für den Antrag und die Weiterbildung nicht mehr gebraucht werden – spätestens [X] Jahre nach Ende der Weiterbildung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. für Bildungsträger nach AZAV oder aus dem Steuerrecht) entgegenstehen. Kommt keine Weiterbildung zustande, löschen wir die Daten nach [X] Monaten.]

Sicherungskopien des Servers bewahren wir 14 Tage auf; danach werden sie automatisch gelöscht.

Technik und Sicherheit

• Die Verbindung zur App ist verschlüsselt (https).
• Dein Link ist ein langer, zufälliger Code und nur für deinen Fragebogen gültig. Bitte gib ihn nicht weiter.
• Die App setzt nur ein technisch notwendiges Cookie, damit sie zwischen den Seiten funktioniert. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies, kein Tracking und keine Inhalte von Drittanbietern (auch keine fremden Schriftarten).
• Der Server speichert beim Aufruf technische Protokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite), um Angriffe zu erkennen und Fehler zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine Daten, auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreib uns dafür einfach eine E-Mail.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. [bitte prüfen: zuständige Behörde am Sitz von GrowYourBrand]